Se você já saiu de uma reunião pensando “Isso tudo poderia ter sido uma mensagem no Slack”, este guia é para você.
Reuniões desnecessárias são o imposto invisível da produtividade: sugam tempo, energia e paciência, enquanto todos fingem prestar atenção e jogam Solitaire escondido.
Vem comigo que vou te ensinar a eliminar 80% das reuniões inúteis e recuperar horas preciosas da sua semana.
O custo oculto das reuniões inúteis.
Um estudo da Harvard Business Review revelou que:
- Executivos gastam 23 horas por semana em reuniões (e 71% delas são consideradas improdutivas).
- Reuniões de “alinhamento” sem pauta clara aumentam a ansiedade em vez de resolvê-la (porque criam a sensação de que “algo está pendente”).
Pior: cada reunião de uma hora com cinco pessoas não custa uma hora – custa cinco horas de trabalho somadas.
Regra de Ouro: só marque reunião se…
- Houve um conflito real a resolver (debates acalorados são melhores ao vivo).
- For preciso tomar uma decisão em grupo (e não dá pra fazer por votação).
- O assunto é complexo e exige brainstorm (mas só com pessoas realmente necessárias).
Se não se encaixar nisso, envie um e-mail, um áudio ou crie um documento colaborativo.
Como acabar com uma reunião inútil antes que ela aconteça.
1. O Método da “agenda de aço”.
Se alguém marcar uma reunião sem:
- Objetivo claro (ex.: “Discutir o projeto X” → O QUÊ do projeto?) ;
- Lista de tópicos (para preparo prévio);
- Tempo definido (e não “1 hora padrão”),
Responda com:
“Adoraria ajudar!” Pode compartilhar a pauta e o resultado esperado? Assim, otimizamos o tempo.”
(Funciona em 90% dos casos – ou a pessoa cria uma pauta decente, ou cancela.)
2. A regra dos 15 minutos (ou “Stand-Up forçado”)
Se a reunião não cabe em 15 minutos, ela provavelmente:
- Não foi bem pensada.
- Deveria ser um documento compartilhado.
Dica bônus: marque reuniões para 25 ou 50 minutos (não 30/60), assim todo mundo corre para resolver rápido.
3. O “teste do graveto”.
Antes de marcar, pergunte:
“Se essa reunião fosse um graveto, eu pegaria ele no chão?”
Se a resposta for “Não, nem a pau”, então não marque.
Alternativas que salvam vidas (e horas).
1 – Assíncrono é melhor que Síncrono.
- Documentos colaborativos (Google Docs, Notion) para debates escritos.
- Áudios ou vídeos curtos (em vez de chamadas) para explicar contextos.
2 – Reuniões “Só se Precisar”
- 10 minutos finais para dúvidas após enviar um relatório.
- “Office Hours” (horários fixos para tirar dúvidas, em vez de chamadas aleatórias).
Agora… se você é somente “encaixada” em reuniões e não tem opção de rejeitá-las, respire fundo antes de entrar em mais uma reunião que poderia ser um e-mail.
Fique bem!
Fonte de pesquisa para as estudiosas: Rogelberg, S. (2019). “The Science and Fiction of Meetings”. MIT Sloan Management Review. (Sobre o impacto das reuniões improdutivas).
